Outsourcing Finanzbuchhaltung

Je nach Wunsch des Vertiefungsgrades übernimmt ADLATUS Teilbereiche oder die gesamte laufende Finanzbuchhaltung für die Kunden im Rahmen eines Outsourcings.
Unabhängig von der Verfügbarkeit der eigenen Mitarbeiter und deren KnowHow, ist der Kunde in der Lage, qualitativ hochwertige und aussagefähige Auswertungen zur Steuerung seines Unternehmens zu erhalten. Durch eine taggenaue Buchführung können kundenseitig auftretende Fragen zeitnah geklärt werden. Fundiertes Fachwissen und langjährige Erfahrung bei ADLATUS führen zu praxisnahen und vereinfachten Prozessen für die Aufgaben, die beim Kunden verbleiben. Die Hilfsmittel hierfür werden von uns zur Verfügung gestellt. Eine gemeinsam festzulegende Verteilung der Tätigkeiten zwischen dem Kunden und ADLATUS führt zu eindeutigen Abläufen für die einzelnen Teilbereiche der Finanzbuchhaltung.
Wir sind für alle Belange der Finanzbuchhaltung der direkte Ansprechpartner für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

Laufende Buchhaltung

In Abhängigkeit von Wunsch und Bedarf des Kunden bietet ADLATUS an, unterschiedliche Teilbereiche der laufenden Buchhaltung zu übernehmen. Gemeinsam mit dem Kunden ermitteln wir die optimale Schnittstelle zwischen ihm und ADLATUS. Diese Schnittstelle bildet die Basis für einen integrierten Rechnungswesenprozess, der von uns entwickelt und implementiert wird. Die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden ist uns besonders wichtig: Unsere Mitarbeiter arbeiten im Tagesgeschäft in ständigem Austausch mit den Mitarbeitern des Kunden und unterstützen sie jederzeit bei Fragen und Wünschen.
Teilbereiche der Finanzbuchhaltung, die von ADLATUS im Rahmen eines Outsourcings übernommen werden können, sind:

Laufende Buchhaltung mit täglicher Buchung der Belege:

  • Kreditorenbuchhaltung (Rechnungskontrolle, Vorkontieren und Buchen der Belege nach Freigabe durch den Kunden, Erstellung Offene Posten Listen) inklusive der Vorbereitung des Zahlungsverkehrs und dessen Abwicklung in Abstimmung mit dem Kunden
  • Debitorenbuchhaltung (Rechnungskontrolle, Buchen der Belege, Erstellung Offene Posten Listen) inklusive der Durchführung des Mahnwesens in Abstimmung mit dem Kunden
  • Buchen von Banken (Kontrolle der Belege, Buchen der Kontoauszüge, Ausziffern der Offenen Posten)
  • Buchen der Kassen (Kontrolle, Erfassung und Buchung der Belege)
  • Gemeinsame Erarbeitung mit dem Kunden von Konto- und Kostenstellen-Kontierungshilfen als unterstützendes Werkzeug
  • Durchführung der Anlagenbuchhaltung (Buchung von Zu- und Abgängen des Anlagevermögens, Ermittlung der Abschreibungen pro rata temporis, Buchen der Abschreibungen, Erfassen von Veränderungen im Anlagevermögen) nach Vorgaben des Steuerberaters des Kunden
  • Buchen von Lohnbelegen
  • Verarbeitung von Inventurenergebnissen
  • Regelmäßige Abstimmung der Konten

Hinsichtlich aller Aspekte der laufenden Buchhaltung sind wir Ansprechpartner für den Steuerberater.
Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie die Abläufe in einem von ADLATUS übernommenen Teilbereich der Finanzbuchhaltung aussehen. Es wird deutlich, wie ADLATUS und der Kunde zusammen arbeiten und wo der Kundennutzen liegt:

  • ADLATUS erhält Kreditorenrechnungen (per E-Mail oder Post) vom Kunden. Auf Wunsch des Kunden können Lieferanten die Rechnungen auch direkt an uns schicken; dies bedeutet eine weitere Entlastung und ist somit noch komfortabler für den Kunden.
  • Zunächst digitalisieren wir die Rechnungen, um sie anschließend in einer Webapplikation für den papierlosen Belegfluss weiter zu bearbeiten. Auf diese Webanwendung greifen ADLATUS und der Kunde zu.
  • ADLATUS erstellt Kontierungsvorschläge für alle Belege.
  • Der Kunde prüft die Belege und erteilt seine Freigaben via Webapplikation.

Vorteile der Arbeit mit dem webbasierenden Workflow System (papierloser Belegfluss):

  • Es findet eine beidseitige direkte Kommunikation bzgl. der einzelnen Belege vom Kontierungsvorschlag durch ADLATUS bis zur Freizeichnung durch den Kunden statt. Der Kunde hat jederzeit die Möglichkeit, via Webanwendung Rückfragen zum Beleg zu stellen.
  • Der Kunde hat jederzeit Einblick in jeden Beleg und kann den Stand der Bearbeitung sehen.
  • Der Kunde hat einen Überblick über alle Belege.
  • Es steht zusätzlich zur Ablage in den Ordnern ein digitales Archiv zur Verfügung. Der Kunde kann Belege aus mehreren Jahren sehen.

Abschlüsse

ADLATUS stellt dem Kunden prüfreife Monats-, Quartals- und Jahresabschlussunterlagen zur Verfügung.
Auch hierbei stehen unsere Mitarbeiter im ständigen Austausch mit den Mitarbeitern des Kunden und arbeiten eng mit Ihnen zusammen. Wir arbeiten operativ und individuell mit und für unseren Kunden, um die Abschlüsse zeitnah und in höchster Qualität zu liefern. Wir stellen die notwendigen Kennzahlen zur Verfügung, mit denen unser Kunde optimal arbeiten kann.

Im Rahmen der vorbereitenden Abschlussarbeiten übernehmen wir folgende Aufgaben:

  • Durchführung einer integrierten Kostenrechnung (Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung)
  • Erstellung von Vorschlägen für Wertberechtigungen von Forderungen
  • Abstimmung / Verzinsung von Verrechnungs- und Darlehenskonten
  • Ermittlung von Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen und Rücklagen in Zusammenarbeit mit dem Kunden
  • Plausibilitätsprüfung der durch den Kunden bereitgestellten Inventuren und Auswertungen aus dem Warenwirtschaftssystem
  • Verarbeitung der Bestandsanpassungen
  • Umsatzsteuerverprobung auf Beleg und Kontenebene und Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung

Folgende Auswertungen werden bereitgestellt:

  • Erstellung einer prüfreifen, vorläufigen Gewinn und Verlustrechnung / Bilanz nach HGB
  • Prüfreifer, vorläufiger Anlagenspiegel nach HGB
  • Deckungsbeitragsrechnungen
  • Bereitstellung von Saldenlisten (Sach- und Personenkonten)
  • Erarbeitung der Offene Posten Listen mit Altersangabe (Personenkonten)
  • Kostenstellen- und Kostenträgerauswertungen
  • Branchenspezifische Auswertungen (z.B. Uniform Systems of Accounts for the Lodging Industry, USALI)
  • Individuelle Kundenauswertungen
  • Cashflow Rechnungen
  • Budgetvergleiche auf Basis Konto / Kostenstelle / Kostenträger

Wir stellen prüfungsfähige Jahresabschlussunterlagen, mit dem Nachweis aller relevanten Bilanz und G&V Konten, für den Steuerberater bereit. Bezüglich aller Abschlussarbeiten sind wir dessen direkter Ansprechpartner.

ADLATUS erbringt keine steuer- oder rechtsberatende Tätigkeit, soweit diese nach Steuerberatung- bzw. nach dem Rechtsberatungsgesetz nicht zulässig sind.